Hybride all-hands meeting

eenvoudig zelf te regelen

Ben je op zoek naar een manier om je all-hands meeting (stand-up/kick-off/all-employee meetings, grote bedrijfsvergaderingen) professioneler aan te pakken? Wil je graag dat zowel online of offline sprekers goed verstaanbaar zijn en actief deel kunnen nemen aan de vergadering? Wil je dat goed kunnen faciliteren dan hebben we daar mooie oplossingen voor waarbij beeld en geluid voor je klaar staan met een druk op de knop. Op deze pagina vertellen we hoe we dit kunnen aanpakken en hoe jij voortaan dit soort vergaderingen eenvoudig zelf kunt regelen.

In grote vergaderruimtes is goed beeld en geluid belangrijk. Medewerkers maar ook sprekers sluiten zowel online als offline aan op grote vergaderingen. Te vaak is het nu nog voor de deelnemers thuis lastig om echt onderdeel te zijn van de vergadering. Je ziet niet wie er spreekt als er een vraag uit de vergaderruimte komt en vaak is deze ook nog eens slecht verstaanbaar waardoor de hoofdspreker deze moet herhalen. Dit zorgt voor een rommelige vergadering. Dit kan gelukkig beter.

Wat komen we nu vaak tegen bij hybride vergaderingen:

Niet iedereen is verstaanbaar. Komt er uit de zaal een vraag of een opmerking, dan is deze vaak online slecht te horen. Maar ook de hoofdspreker heeft soms moeite de vraag goed te verstaan.
Het geluid gaat zingen of piepen in de ruimte.
De situatie wordt lastig als er in één vergadering een hoofdspreker zowel intern als online zit.
Het beeldscherm toont óf de presentatie óf de spreker, terwijl je beide tegelijkertijd wilt zien.

Hoe het ook kan:

De hoofdspreker/presentator is automatisch close-up in beeld voor de online deelnemers.
De hoofdspreker wordt lokaal versterkt waardoor deze in de hele zaal goed te horen is en online ook goed verstaanbaar is.
Bij vragen uit de zaal schakelt de camera naar de ruimte zodat de vraagsteller in beeld komt.
De vraagsteller is goed te verstaan voor zowel de hoofdspreker als de online deelnemers. De zaal wordt dus ook lokaal versterkt.
- Is lokale versterking van geluid in de vergaderruimte lastig te regelen, dan maken we gebruik van een catchbox. Dat is een speciale microfoon die je naar de vraagsteller kunt gooien. Hij gaat pas aan als je rechtstreeks in de catchbox spreekt waardoor er geen ruis kan ontstaan. Zodra je spreekt draait de camera naar de zaal.
Het is geen probleem als bijvoorbeeld een CEO of een aandeelhouder op een andere locatie de presentatie geeft. De hoofdspreker is gewoon groot zichtbaar, met daarnaast tevens op een groot scherm de presentatie.
Geluid is goed geregeld en gaat niet zingen door de ruimte. We zorgen voor AEC (Acoustic Echo Cancellation) waardoor sprekers thuis zichzelf niet dubbel horen wanneer ze een vraag stellen of een presentatie houden.
Je kunt eenvoudig opnamen maken die je via Microsoft Teams direct kunt delen met alle deelnemers. Door geluid en beeld goed te regelen is de opname ook van goede kwaliteit. Hierdoor is deze duidelijk te volgen wanneer je het later terugkijkt.
We zorgen dat je het in-huis kunt regelen, duidelijk uitleg en instructies voor het hele team geven een gevoel van eigenaarschap en zorgen ervoor dat je uiteindelijk met één druk op de knop kunt presenteren.
Goede belichting, de spreker of zaal is niet overbelicht
Een soepele overgang van de presentatie wanneer de spreker wisselt

Ben je naar aanleiding van bovenstaand verhaal nieuwsgierig geworden naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact op voor een demo waarin we je alle opties kunnen laten zien en kunnen toelichten.