Slim vergaderen zonder gedoe
Als verhuurder van sociale woningen werkt Woonstichting ‘thuis dagelijks samen met huurders, gemeenten, maatschappelijke organisaties en leveranciers. Goed overleg is daarbij onmisbaar. En dat vraagt om vergaderruimtes die gewoon doen wat ze moeten doen.
Voor het kantoor in Eindhoven mocht GISB de audiovisuele oplossingen verzorgen. Een fijne samenwerking die inmiddels al een aantal jaren lekker loopt.
Altijd snel een vrije vergaderruimte
Met twintig vergaderruimtes wil je vooral voorkomen dat medewerkers onnodig door het gebouw lopen, op zoek naar een vrije ruimte. Daarom zijn de vergaderruimtes voorzien van RoomGuides van LeftClick. Op het scherm naast iedere ruimte is direct te zien of deze vrij is, wanneer de volgende reservering begint en hoe lang de ruimte nog beschikbaar is. Een vergadering vooraf plannen kan gewoon vanuit de eigen Outlook-agenda.
Ontstaat er spontaan een overleg? Dan zie je bij de ruimte direct of deze beschikbaar is. Is dat zo, dan kun je de ruimte meteen op het scherm reserveren. Zo blijft het gebruik van twintig vergaderruimtes overzichtelijk, voorkom je dubbele reserveringen en kunnen medewerkers sneller een geschikte plek vinden.
Inpluggen en presenteren maar
Een vergaderruimte moet vooral makkelijk werken. Medewerkers én externe gasten willen binnenkomen, hun laptop aansluiten en direct kunnen presenteren of vergaderen, zonder eerst uit te zoeken hoe de techniek werkt. Daarom zijn deze vergaderruimtes ingericht met een BYOD-oplossing: Bring Your Own Device. Iedere ruimte beschikt over een scherm en conference bar voor beeld en geluid. De gebruiker sluit zijn eigen laptop aan en kan direct aan de slag met Teams, Zoom of een ander vergaderplatform. Geen aparte accounts, ingewikkelde bediening of uitleg aan gasten. Gewoon aansluiten en starten.
Ook bij de inrichting van de ruimtes hebben we gekeken naar het praktische gebruik. In een aantal ruimtes was montage aan de wand niet de beste oplossing. Daarom hebben we maatwerk steunen laten maken waarmee het scherm en de conference bar voor het raam richting de gang konden worden geplaatst. Zo bepalen niet de techniek of een standaard montageoplossing hoe een ruimte eruit moet zien, maar zoeken we naar een oplossing die past bij het gebruik en de inrichting van de ruimte.
De juiste informatie op de juiste plek
Naast de vergaderruimtes wordt narrowcasting gebruikt om medewerkers door het hele pand op de hoogte te houden van nieuws, mededelingen en andere interne communicatie. Op vier verschillende plekken hangen schermen waarop Woonstichting ‘thuis zelf bepaalt welke informatie wordt getoond. De content wordt weergegeven in de eigen huisstijl, zodat alle communicatie herkenbaar is en aansluit bij de uitstraling van de organisatie.
Niet ieder scherm hoeft daarbij hetzelfde te laten zien. Per locatie kan andere content worden ingesteld, zodat medewerkers vooral de informatie zien die op die plek relevant is. Het beheer blijft centraal en eenvoudig, terwijl de communicatie door het hele gebouw zichtbaar, actueel en herkenbaar blijft.
Goed geregeld, ook op de lange termijn
Een vergaderoplossing moet niet alleen vandaag goed werken, maar ook over een paar jaar nog betrouwbaar zijn. Daarom voeren we jaarlijks onderhoud uit aan de installaties en zorgen we dat updates, instellingen en techniek op orde blijven. Daarbij zijn we eigenlijk het verlengstuk van de IT-afdeling. Bij vragen, storingen of wijzigingen kunnen zij op ons terugvallen voor het audiovisuele gedeelte. Zo hoeft de interne IT-afdeling niet alle specialistische kennis zelf in huis te hebben en blijft er één duidelijk aanspreekpunt voor de vergadertechniek.
