Een professionele bezoekersregistratie voor bemande en onbemande recepties
Bij elk bedrijf en in iedere organisatie staat de agenda vol met afspraken. Maar niet altijd is er een bemande receptie om bezoek te ontvangen en op veel locaties zijn de papieren logboeken nog in gebruik.
De VisitorGuide van GISB biedt hiervoor de oplossing. Bezoekers melden zichzelf bij binnenkomst aan bij de digitale receptie en de persoon waarmee ze de afspraak hebben wordt automatisch op de hoogte gebracht dat het bezoek is gearriveerd.
Zo werkt het
Wanneer je een afspraak plant in Outlook, nodig je de digitale receptie -de VisitorGuide- eenvoudig mee uit. Deze zorgt ervoor dat de bezoeker een persoonlijke uitnodiging ontvangt met daarin naar eigen wens toe te voegen informatie zoals:
- De details van de afspraak
- Informatie over parkeren
- Informatie over de juiste ingang
- Een routebeschrijving
- Een unieke QR-code voor snelle aanmelding op locatie
Bij aankomst meldt de bezoeker zich aan bij de digitale receptie (aanmeldzuil) bij de entree. De stappen die hierbij worden doorlopen, kunnen volledig op maat worden ingericht. Denk aan meerdere keuzemogelijkheden, zoals:
- Ik heb een afspraak
- Ik heb geen afspraak
- Ik kom een pakket afgeven (met of zonder handtekening)
Afhankelijk van de gekozen optie wordt de betreffende medewerker automatisch op de hoogte gebracht via Teams, sms of e-mail. Indien gewenst kunnen ook meerdere collega’s (groepen) dezelfde melding ontvangen.
Flexibiliteit in registratie
De bezoeker kan tijdens het aanmeldproces gevraagd worden om aanvullende informatie. Voorbeelden hiervan zijn:
- Kenteken voor parkeertoegang
- Ondertekening van een geheimhoudingsverklaring
- Gezondheidsverklaring
- Werkvergunning
- Bekijken van een veiligheidsinstructie of bedrijfsfilm
- Keuze of ontvangst van een bezoekerspas
Alles is volledig aan te passen op basis van interne processen en veiligheidsrichtlijnen.
Ook aan het vertrek is gedacht
Bij vertrek dient de bezoeker zich handmatig af te melden via de zuil. Wordt dit vergeten, dan zorgt het systeem ervoor dat de bezoeker na sluitingstijd automatisch wordt afgemeld. Zo blijft het aanwezigheidsregister accuraat.
AVG/GDPR
Met VisitorGuide is de privacy van het bedrijf en die van je bezoekers volledig gewaarborgd, en ben je hiermee AVG/GDPR compliant!
BHV
Om in geval van calamiteiten direct inzicht te hebben in de aanwezige bezoekers binnen het bedrijf, kun je de bezoekersregistratie gemakkelijk en snel uitlezen en zien waar jouw BHV- of EHBO-medewerkers zich bevinden. Ook heb je de mogelijkheid om een overzicht van de uitgereikte registratiepassen van de bezoekers uit te draaien.
ISO en NEN IT-Security certificering
De GISB VisitorGuide biedt de hoogst mogelijke beveiliging (ISO27001 en NEN 7519), zodat jouw gegevens en systemen maximaal beschermd zijn.
Altijd up-to-date
Met automatische software-updates die minimaal 5 jaar na aankoop worden verstrekt, blijft jouw systeem up-to-date met de nieuwste functionaliteiten en beveiligingsverbeteringen zonder extra kosten of handmatige inspanning. Zo is het systeem toekomstbestendig, met optimale prestaties.
Energiezuinige schema’s
De VisitorGuide van GISB kan indien gewenst automatisch in- en uitgeschakeld worden. Hiermee minimaliseer je onnodig energieverbruik.
Personalisatie
Behalve de personalisatie van de inhoud, kunnen ook de kleuren en achtergrond per scherm naar wens worden aangepast.
