Teams Rooms bij het Waterlaboratorium in Haarlem

Videobellen in een vergaderruimte

In deze tijd is het van groot belang dat vergaderen op afstand zo makkelijk en vlekkeloos mogelijk verloopt. Bij het Waterlaboratorium in Haarlem kwamen ze hiervoor in contact met GISB audiovisueel. Heiko Teuber, directeur van het Waterlaboratorium, was op zoek naar een video conference oplossing voor diverse vergaderruimtes. Ze hebben veel vergaderingen waarbij 4 tot 8 personen op locatie aanwezig zijn, maar waarbij ook collega’s vanuit thuis moeten kunnen deelnemen. Daarvoor was een goede oplossing nodig. Hij zocht – en vond – een totaaloplossing bij GISB.

We zijn gestart met een demo op locatie. In deze demo werden de verschillende oplossingen voor videoconferentie gepresenteerd. Tijdens deze demo komen dan direct de vragen langs die belangrijk zijn. Hoe gaan we documenten delen van onze server? Hoe kunnen collega’s zonder laptop deelnemen? Hoe gaan we om met onze Citrix omgeving? Samen het Waterlaboratorium werd bekeken wat de juiste oplossing zou zijn. Omdat niet alle medewerkers in het bezit zijn van een laptop, is een standaard BYOD (Bring Your Own Device) oplossing niet de juiste tool. Ook het werken met een citrix omgeving geeft zo zijn beperkingen in het videobellen. Samen kwamen we uit op een Teams Room oplossing.

Een Teams Rooms oplossing, wat is dat dan?
En Teams Room is een oplossing van Microsoft waarbij  MS Teams gebruikt kan worden in een vergaderuimte. Elke vergaderruimte krijgen een eigen email adres waarop deze bereikbaar is. Neem je deze ruimte dan mee in de uitnodiging van een call, dan komt deze call direct op het scherm te staan. Een gebruiker hoeft enkel nog op “join meeting” te klikken en de meeting is gestart. In de verschillende ruimtes hebben wij hier de juiste microfoons, luidsprekers en camera’s aan gekoppeld zodat iedereen goed zichtbaar en verstaanbaar is. Met deze tools kan elke vergadering nu zonder piepen en fluiten gestart worden.

Niet ingewikkeld, samenwerken op afstand is piece of cake

Een hele handleiding doorspitten en alle kabeltjes checken om goed in te loggen is niet nodig. Zelfs met twee linkerhanden lukt dit jou. Met letterlijk één druk op de knop zit je live in de videovergadering en zijn al je collega’s zichtbaar en goed verstaanbaar. Zo behoud je contact en de o-zo-belangrijke onderlinge verbindingen. Lekker laagdrempelig en voor iedereen toegankelijk.
In samenwerking met de IT afdeling en de elektricien werd alles netjes geïnstalleerd op locatie en werd presenteren in een meeting mogelijk gemaakt. De trainingsruimte werd voorzien van plafondmicrofoons, zodat de opstelling van de tafels onafhankelijk is van de microfoons en er geen kabels naar de tafel nodig zijn.